No es lo mismo trabajar en la nube que en tu equipo informático


No es lo mismo trabajar en la nube que en tu equipo informático


Muchas veces, el mayor miedo a la nube viene de quienes no aplican medidas de seguridad en sus propios equipos informáticos. No son conscientes de que tener sus archivos y documentos de empresa digitalizados, pero guardados en un único disco duro y situado en las propias dependencias de la empresa, acaba siendo realmente un peligro.

Un incendio, un terremoto, un virus informático o un empleado cabreado pueden hacer que tus datos se pierdan o se estropeen. Porque no hay redundancia, los tienes en un único lugar, tu equipo informático, porque no confías en nadie más, a pesar de que en un centro de datos haya muchísima más seguridad que en tu pequeño ordenador.


Por qué no es lo mismo tus equipos informáticos que la nube


Tus equipos informáticos pueden ser una buena solución para trabajar. Pero no necesariamente para almacenar los datos permanentemente.

Pensemos que una empresa tiene que conservar documentos durante muchos años, puede incluso que décadas. Porque, aunque no estés obligado a guardar los documentos ya obsoletos por ley, a ti seguramente te interese saber cuánto ingresaste aquel año y cuánto has evolucionado desde entonces.
Conservar los datos no significa ni que los tengas que tener en papel, ni que tampoco los tengas por qué tener almacenados en los ordenadores de la empresa.

Y ahí entramos en otro problema; en muchas empresas, no existe un servidor central donde estén localizados todos esos archivos. Cada empleado trabaja con sus propios documentos en su propio ordenador. Si los equipos están conectados en red, a lo mejor podrá pasar los documentos a un único ordenador. Sin embargo, ésta es una operación que tendrá que hacer manualmente.

Si empiezas a utilizar un disco virtual tipo Dropbox, lo que pasará al final es que los documentos se van a duplicar en múltiples ordenadores. Algo que no ayuda en nada a la seguridad y te hace depender completamente de la sincronización de datos. Siempre, siempre, siempre va a ser más seguro y más eficaz trabajar con un software de gestión documental y no con un disco de almacenamiento en la nube.


No es lo mismo un software de gestión de documentos que un disco virtual



Sea cual sea el tipo de servidor de archivos del que hablemos, no es igual a un software de gestión de documentos. Podemos tener un servidor NAS en nuestra empresa, o si quieres, puedes utilizar discos virtuales como Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc.

Sin embargo, aunque puedes subir ahí diariamente tus archivos, o incluso trabajar con documentos sobre estas mismas herramientas, en realidad no estás usando un tipo de software en la nube que sea válido para tu empresa. Muchas de estas compañías están localizadas en Estados Unidos, donde existen unas normativas de protección de datos diferentes a las que hay en la Unión Europea, por lo que no es nada recomendable que tu compañía envíe documentos con datos privados a un servidor localizado en un país extra-comunitario.

Un software de gestión en la nube te aporta así una solución más eficaz, más adaptada a trabajar con archivos y documentos, cumpliendo con la normativa legal.

¿Está tu empresa aprovechando las ventajas de utilizar un software de gestión documental?

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